○職員の人事記録に関する規則
昭和三六年八月一日
人事委員会規則第五号
改正 昭和四九年六月二七日人委規則第二号
昭和五六年三月三一日人委規則第四号
昭和六一年五月一〇日人委規則第一六号
平成元年三月三一日人委規則第五号
平成三年九月三〇日人委規則第八号
平成五年六月三〇日人委規則第五号
平成一七年三月三一日人委規則第五号
平成一八年三月三一日人委規則第四号
平成二〇年三月三一日人委規則第五号
平成二一年三月三一日人委規則第四号
平成二五年三月二九日人委規則第四号
平成二七年一月二〇日人委規則第五号
平成二八年三月三〇日人委規則第一三号
令和二年三月二五日人委規則第二号
職員の人事記録に関する規則を公布する。
職員の人事記録に関する規則
(この規則の目的)
第一条 この規則は、地方公務員法(昭和二十五年法律第二百六十一号。以下「法」という。)第八条第一項第一号及び同条第五項の規定に基づき、職員(市町村立学校職員給与負担法(昭和二十三年法律第百三十五号)第一条及び第二条に規定する職員を含み、また、別に定めのある非常勤職員を除く。以下同じ。)の人事記録に関して必要な事項を定めることを目的とする。
(平一七人委規則五・平二七人委規則五・一部改正)
(人事記録の保管)
第二条 任命権者は、任用、給与、勤務能率、身分保障、その他職員の人事に役立てるために人事記録を保管しなければならない。
(人事記録の種類)
第三条 人事記録は、職員の人事に関する次に掲げる記録とする。
一 第四条の規定により作成された記録(以下「基本記録」という。)
二 職員が任命権者に提出した履歴書
三 学校の卒業、修業又は在学の証明書で任命権者が必要と認めるもの
四 免許、検定その他の資格に関する記録で任命権者が必要と認めるもの
五 採用時の健康診断及び職員の分限に関する条例(昭和二十六年東京都条例第八十五号)第三条第二項の規定により行われた診断の結果についての記録並びに任命権者が必要と認めるその他の健康診断の結果の記録
六 職員の服務の宣誓に関する条例(昭和二十六年東京都条例第十五号)第二条の規定により職員が署名した宣誓書
七 人事評価の結果に関する記録で任命権者が必要と認めるもの
八 表彰に関する記録で任命権者が必要と認めるもの
九 職員が提出した退職の申出の書面
十 法第四十九条により交付した処分説明書の写し
十一 前各号のほか、任命権者が必要と認める人事に関する記録
(平三人委規則八・平二八人委規則一三・令二人委規則二・一部改正)
(基本記録)
第四条 任命権者は、次に掲げる職員の経歴に関する主要な事項を電磁的方法(電子的方法、磁気的方法その他人の知覚によつて認識することができない方法をいう。)により記録しなければならない。
一 氏名
二 職員番号
三 生年月日
四 性別
五 現住所
六 国籍
七 現職種
八 学歴
九 資格免許
十 職級名
十一 旧氏名
十二 研修名
十三 勤務記録
十四 前各号に掲げるもののほか、任命権者が必要と認める事項
2 前項に規定する記録の作成に関し必要な事項は、人事委員会が定める。
(平三人委規則八・令二人委規則二・一部改正)
(人事記録の保管者)
第五条 基本記録は、職員が現に属する職の任命権者が保管するものとする。ただし、職員が離職した場合は、離職の際ついていた職の任命権者が保管するものとする。
2 第三条第二号から第十一号までに掲げる記録(以下「附属記録」という。)は、当該記録を作成又は取得した任命権者が保管するものとする。
(平三人委規則八・令二人委規則二・一部改正)
(人事記録の保管の期間)
第六条 基本記録は、永久に保管しなければならない。ただし、職員が死亡した場合、又は、職員が離職した場合において、保管の必要がなくなつたと認められるときは、その時以後保管することを要しない。
2 附属記録は、人事管理上保管の必要な期間として、任命権者が別に定める期間保管しなければならない。
(平三人委規則八・令二人委規則二・一部改正)
(人事記録の移管等)
第七条 職員が任命権者を異にして異動したときは、旧任命権者は、当該職員の基本記録を新任命権者に移管しなければならない。
2 職員の離職後再び採用された場合において、新任命権者から請求があつた場合には、旧任命権者は当該職員の基本記録を新任命権者に移管しなければならない。
3 附属記録を作成又は取得した任命権者は、職員が現に属する職の任命権者から請求があつた場合には、附属記録の写しを送付しなければならない。
(令二人委規則二・一部改正)
(特例)
第八条 警察職員及び消防職員の基本記録の作成、移管等に関しては、第四条及び第七条の規定にかかわらず、任命権者が定める。
2 臨時的任用職員(法第二十二条の三第一項、地方公務員の育児休業等に関する法律(平成三年法律第百十号)第六条第一項第二号及び女子教職員の出産に際しての補助教職員の確保に関する法律(昭和三十年法律第百二十五号)第三条第一項(同条第三項において準用する場合を含む。)の規定に基づき任用される職員をいう。)の人事記録に関しては、この規則の規定にかかわらず、任命権者が別に定めることができる。
3 前二項の規定により、任命権者が人事記録に関して別に定めた場合には、人事委員会に通知しなければならない。
(令二人委規則二・一部改正)
(人事記録の調査)
第九条 人事委員会は、この規則に定める人事記録の作成、保管、移管等の状況を随時調査し、この規則に違反していると認めた場合においては、その是正を指示することができる。
(令二人委規則二・一部改正)
(補則)
第十条 この規則の施行に関し必要な事項は、人事委員会が定める。
付 則
この規則は、公布の日から施行する。
(令二人委規則二・旧第一項・一部改正)
附 則(昭和四九年人委規則第二号)
この規則は、昭和四十九年七月一日から施行する。
附 則(昭和五六年人委規則第四号)
この規則は、昭和五十六年四月一日から施行する。
附 則(昭和六一年人委規則第一六号)
この規則は、公布の日から施行する。
附 則(平成元年人委規則第五号)
この規則は、平成元年四月一日から施行する。
附 則(平成三年人委規則第八号)
この規則は、平成三年十月一日から施行する。
附 則(平成五年人委規則第五号)
この規則は、平成五年七月一日から施行する。
附 則(平成一七年人委規則第五号)
この規則は、平成十七年四月一日から施行する。
附 則(平成一八年人委規則第四号)
この規則は、平成十八年四月一日から施行する。
附 則(平成二〇年人委規則第五号)
この規則は、平成二十年四月一日から施行する。
附 則(平成二一年人委規則第四号)
この規則は、平成二十一年四月一日から施行する。
附 則(平成二五年人委規則第四号)
1 この規則は、平成二十五年四月一日から施行する。
2 この規則の施行の際、この規則による改正前の職員の人事記録に関する規則別表第一号様式による用紙で、現に残存するものは、所要の修正を加え、なお使用することができる。
附 則(平成二七年人委規則第五号)
1 この規則は、平成二十七年四月一日から施行する。
2 この規則の施行の際、この規則による改正前の職員の人事記録に関する規則別表第一号様式による用紙で、現に残存するものは、所要の修正を加え、なお使用することができる。
附 則(平成二八年人委規則第一三号)
この規則は、平成二十八年四月一日から施行する。
附 則(令和二年人委規則第二号)
1 この規則は、令和二年四月一日から施行する。
2 この規則による改正前の職員の人事記録に関する規則(以下「改正前の規則」という。)第四条第二項の規定により作成した勤務記録カードの正本(改正前の規則付則第二項の規定により従来の履歴書を勤務記録カードとみなした場合の当該履歴書を含む。)は、この規則による改正後の職員の人事記録に関する規則(以下「改正後の規則」という。)第四条の規定により作成した基本記録とみなす。
3 この規則の施行の日(以下「施行日」という。)までに作成した改正前の規則第四条第三項の規定による勤務記録カードの副本の保管の方法及び保管の期間については、なお従前の例による。
4 施行日までに作成又は取得した第三条第二号から第十一号までの人事記録については、改正後の規則第五条第二項の規定にかかわらず、この規則の施行の際、現に保管する任命権者が保管するものとする。