東京都人事委員会が保有する特定個人情報の保護に関する規則(平成27年12月24日人事委員会規則第23号)_20210201180140

○東京都人事委員会が保有する特定個人情報の保護に関する規則

平成二七年一二月二四日

人事委員会規則第二三号

改正　平成二八年二月一〇日人委規則第六号

平成二九年六月一四日人委規則第八号

令和元年六月二八日人委規則第二号

令和元年九月二六日人委規則第五号

東京都人事委員会が保有する特定個人情報の保護に関する規則を公布する。

東京都人事委員会が保有する特定個人情報の保護に関する規則

(趣旨)

第一条　この規則は、東京都特定個人情報の保護に関する条例(平成二十七年東京都条例第百四十一号。以下「条例」という。)における東京都人事委員会(以下「委員会」という。)が保有する特定個人情報の保護に関し、必要な事項を定めるものとする。

(開示請求書の提出)

第二条　条例第二十七条第一項の規定に基づき開示請求をしようとする者は、保有特定個人情報開示請求書(別記第一号様式)を委員会に提出しなければならない。

(開示請求者の確認)

第三条　条例第二十七条第二項に規定する開示請求に係る保有特定個人情報の本人の個人番号が記載されている書類は、次の各号のいずれかに掲げる書類とする。

一　個人番号カード

二　住民基本台帳法(昭和四十二年法律第八十一号)第十二条第一項に規定する住民票の写し又は住民票記載事項証明書であって、氏名、出生の年月日、男女の別、住所及び個人番号が記載されたもの

2　条例第二十七条第二項及び第二十九条第一項に規定する開示請求に係る保有特定個人情報の本人であることを証明するために必要な書類は、次の各号のいずれかに掲げる書類とする。

一　個人番号カード

二　運転免許証、運転経歴証明書(交付年月日が平成二十四年四月一日以降のものに限る。)、旅券、身体障害者手帳、精神障害者保健福祉手帳、療育手帳、在留カード、特別永住者証明書又は官公署から発行若しくは発給されたその他の書類若しくはこれに類する書類であって、氏名及び出生の年月日若しくは住所(以下「個人識別事項」という。)が記載され、かつ写真の表示その他の当該書類に施された措置によって、当該書類の提示を行う者が当該個人識別事項により識別される特定の個人と同一の者であることを確認することができるものとして委員会が適当と認めるもののうちからいずれか一つ

三　国民健康保険、健康保険、船員保険、後期高齢者医療若しくは介護保険の被保険者証、健康保険日雇特例被保険者手帳、国家公務員共済組合若しくは地方公務員共済組合の組合員証、私立学校教職員共済制度の加入者証、国民年金手帳、児童扶養手当証書、特別児童扶養手当証書又は官公署、個人番号利用事務実施者若しくは個人番号関係事務実施者から発行若しくは発給されたその他の書類若しくはこれに類する書類であって委員会が適当と認めるもの(個人識別事項の記載があるものに限る。)のうちからいずれか二つ

3　条例第二十七条第二項及び第二十九条第一項に規定する開示請求に係る保有特定個人情報の本人の法定代理人又は任意代理人であることを証明するために必要な書類は、次の各号のいずれかに掲げる書類及び法定代理人又は任意代理人に係る前項の書類(法定代理人又は任意代理人が法人であるときは、登記事項証明書その他の官公署から発行又は発給された書類及び現に当該法人を代表して開示請求をしようとする者と当該法人との関係を証する書類その他の書類であって委員会が適当と認める書類(当該法人の商号又は名称及び本店又は主たる事務所の所在地の記載があるものに限る。))とする。

一　本人の代理人として開示請求をする者が法定代理人である場合には、戸籍謄本その他その資格を証明することができる書類として、委員会が認める書類

二　本人の代理人として開示請求をする者が任意代理人である場合には、本人の委任状(別記第二号様式)

(令元人委規則五・一部改正)

(開示決定通知書等)

第四条　条例第二十八条第二項に規定する書面は、次の表の上欄に掲げる場合につき、同表下欄に掲げる通知書とする。

一　条例第二十八条第一項の規定により保有特定個人情報の全部を開示する旨の決定をした場合	保有特定個人情報開示決定通知書(別記第三号様式)
二　条例第二十八条第一項の規定により保有特定個人情報の一部を開示する旨の決定をした場合	保有特定個人情報一部開示決定通知書(別記第四号様式)
三　条例第二十八条第一項の規定により保有特定個人情報の全部を開示しない旨の決定(条例第三十三条の規定により開示請求を拒否するとき及び開示請求に係る保有特定個人情報を保有していないときの当該決定を含む。)をした場合	保有特定個人情報非開示決定通知書(別記第五号様式)

2　条例第二十八条第三項に規定する書面は、決定期間延長通知書(保有特定個人情報開示請求)(別記第六号様式)とする。

3　条例第二十八条第六項に規定する実施機関が定める事項は、当該公文書の作成年月日、当該開示請求者以外のものに係る情報の内容その他必要な事項とする。

4　委員会は、条例第二十八条第六項の規定により開示請求者以外のものに意見書を提出する機会を与える場合は、意見照会書(別記第七号様式)により通知するものとする。

5　委員会は、条例第二十八条第七項に規定する反対意見書が提出された場合において、当該反対意見書に係る保有特定個人情報の全部又は一部を開示する旨の決定(以下「開示決定」という。)をしたときは、直ちに開示決定に係る通知書(別記第八号様式)により反対意見書を提出したものに通知するものとする。

(電磁的記録に記録された保有特定個人情報の開示方法)

第五条　条例第二十九条第二項の規定により、電磁的記録(ビデオテープ、録音テープその他の映像又は音声が記録された電磁的記録を除く。以下この項において同じ。)に記録された保有特定個人情報の開示は、電磁的記録に記録された当該保有特定個人情報に係る部分を印刷物として出力したものの閲覧又は交付により行う。

2　前項の規定にかかわらず、電磁的記録に記録された当該保有特定個人情報に係る部分をディスプレイ等映像又は音声の出力装置に出力したものの視聴又はフロッピーディスク、光ディスクその他の電磁的記録媒体に複写したものの交付が容易であるときは、電磁的記録に記録された当該保有特定個人情報の視聴又は当該複写したものの交付により開示を行うことができる。

(平二九人委規則八・一部改正)

(開示の実施等)

第六条　保有特定個人情報の開示を写しの交付の方法により受ける者は、保有特定個人情報の開示(写しの交付)申込書(別記第九号様式)を提出しなければならない。

2　保有特定個人情報の開示を行う場合において、写しを交付するときの交付部数は、請求があった保有特定個人情報が記録された公文書一件につき一部とする。

3　委員会は、保有特定個人情報が記録された公文書の閲覧又は視聴を受ける者が当該閲覧又は視聴に係る保有特定個人情報が記録された公文書を汚損し、若しくは破損し、又はその内容を損傷するおそれがあると認めるときは、当該保有特定個人情報が記録された公文書の閲覧又は視聴の中止を命ずることができる。

(未成年者又は本人の確認書の提出)

第七条　委員会は、未成年者の法定代理人による開示請求がなされた場合であって、当該未成年者が満十五歳に達しているときは、開示することが条例第三十条第八号に規定する事項に該当するかどうかを判断するために、当該未成年者に開示についての確認書(別記第十号様式)の提出を求めることができる。

2　委員会は、任意代理人による開示請求がなされた場合は、当該開示請求の対象となる保有特定個人情報の内容が、本人による代理権の授権の範囲と合致するかどうかを判断するために、当該本人に対し、開示についての確認書(別記第十一号様式)の提出を求めなければならない。

(訂正請求書の提出)

第八条　条例第三十六条第一項の規定に基づき訂正請求をしようとする者は、保有特定個人情報訂正請求書(別記第十二号様式)を委員会に提出しなければならない。

(訂正請求者の確認等)

第九条　条例第三十六条第三項において準用する条例第二十七条第二項に規定する書類については、第三条第二項及び第三項の規定を準用する。

2　委員会は、訂正請求に係る保有特定個人情報が開示の決定を受けたものであることを確認する必要があると認めるときは、訂正請求をしようとする者に対し、保有特定個人情報開示決定通知書又は保有特定個人情報一部開示決定通知書の提示を求めることができる。

(訂正決定通知書等)

第十条　条例第三十八条第二項に規定する書面は、保有特定個人情報訂正決定通知書(別記第十三号様式)とする。

2　条例第三十八条第三項に規定する書面は、保有特定個人情報非訂正決定通知書(別記第十四号様式)とする。

3　条例第三十八条第五項において準用する条例第二十八条第三項に規定する書面は、決定期間延長通知書(保有特定個人情報訂正請求)(別記第十五号様式)とする。

(事案移送通知書)

第十一条　委員会は、条例第三十四条第一項又は第三十九条第一項の規定により事案を移送した場合は、事案移送通知書(開示請求・訂正請求)(別記第十六号様式)により開示請求者又は訂正請求者に通知するものとする。

(利用停止請求書の提出)

第十二条　条例第四十二条第一項の規定に基づき利用停止請求をしようとする者は、保有特定個人情報利用停止請求書(別記第十七号様式)を委員会に提出しなければならない。

(利用停止請求者の確認等)

第十三条　条例第四十二条第二項において準用する条例第二十七条第二項に規定する書類については、第三条第二項及び第三項の規定を準用する。

2　委員会は、利用停止請求に係る保有特定個人情報が開示の決定を受けたものであることを確認する必要があると認めるときは、利用停止請求をしようとする者に対し、保有特定個人情報開示決定通知書又は保有特定個人情報一部開示決定通知書の提示を求めることができる。

(利用停止決定通知書等)

第十四条　条例第四十四条第二項に規定する書面は、保有特定個人情報利用停止決定通知書(別記第十八号様式)とする。

2　条例第四十四条第三項に規定する書面は、保有特定個人情報利用非停止決定通知書(別記第十九号様式)とする。

3　条例第四十四条第五項において準用する条例第二十八条第三項に規定する書面は、決定期間延長通知書(保有特定個人情報利用停止請求)(別記第二十号様式)とする。

(審査会に諮問した旨の通知)

第十五条　委員会は、条例第四十七条において準用する東京都個人情報の保護に関する条例(平成二年東京都条例第百十三号。以下「個人情報保護条例」という。)第二十四条の四の規定により通知する場合は、審査会諮問通知書(別記第二十一号様式)によって行うものとする。

(平二八人委規則六・一部改正)

(審査会への提出資料等の閲覧等)

第十六条　条例第四十七条において準用する個人情報保護条例第二十五条の五第一項の規定に基づき、個人情報保護条例第二十五条に規定する東京都個人情報保護審査会に提出された意見書又は資料の閲覧又は写しの交付を請求しようとする者は、審査会提出資料等の閲覧等に係る請求書(別記第二十二号様式)を審査会に提出しなければならない。

2　審査会は、前項の規定により審査会提出資料等の閲覧等に係る請求書が提出されたときは、必要がないと認める場合を除き、審査会提出資料等の閲覧等に係る意見照会書(別記第二十二号様式の二)により、当該意見書又は資料の提出人の意見を聴いた上、速やかに当該閲覧又は写しの交付の諾否を決定し、審査会提出資料等の閲覧等の承認について(別記第二十三号様式)、審査会提出資料等の閲覧等の一部承認について(別記第二十四号様式)又は審査会提出資料等の閲覧等の不承認について(別記第二十五号様式)により、当該請求書を提出した者に通知するものとする。

(平二八人委規則六・一部改正)

附　則

この規則は、平成二十八年一月一日から施行する。

附　則(平成二八年人委規則第六号)

この規則は、平成二十八年四月一日から施行する。

附　則(平成二九年人委規則第八号)

この規則は、平成二十九年七月一日から施行する。

附　則(令和元年人委規則第二号)

1　この規則は、令和元年七月一日から施行する。

2　この規則の施行の際、この規則による改正前の東京都人事委員会規則の様式(この規則により改正されるものに限る。)による用紙で、現に残存するものは、所要の修正を加え、なお使用することができる。

附　則(令和元年人委規則第五号)

1　この規則は、情報通信技術の活用による行政手続等に係る関係者の利便性の向上並びに行政運営の簡素化及び効率化を図るための行政手続等における情報通信の技術の利用に関する法律等の一部を改正する法律(令和元年法律第十六号。以下「改正法」という。)附則第一条第六号に規定する政令で定める日(以下「施行日」という。)から施行する。

(定める日＝令和二年五月二五日)

2　この規則の施行の際、現に改正法第四条の規定による改正前の行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成二十五年法律第二十七号。以下「旧法」という。)第七条第一項若しくは第二項又は旧法附則第三条第一項から第三項までの規定による通知カード(旧法第七条第一項に規定する通知カードをいう。以下同じ。)の交付を受けている者(施行日以後当該通知カードの交付を受けている者に係る通知カードに係る記載事項に変更があった者を除く。)が、東京都特定個人情報の保護に関する条例(平成二十七年東京都条例第百四十一号)第二十七条第二項の規定により提出し、又は提示する保有特定個人情報の本人の個人番号が記載されている書類については、この規則による改正後の東京都人事委員会が保有する特定個人情報の保護に関する規則第三条第一項の規定にかかわらず、なお従前の例による。